Din checklista för att hitta den bästa kundportalen

De flesta molnbaserade leverantörer erbjuder administratörer back-end-verktyg för att ställa in preferenser, göra ändringar och lägga till nya användare. Men alla kundportaler skapas inte lika. När det gäller din förmåga att förbli smidig och förbättra ditt företags flexibilitet, gör gränssnittet du använder för att hantera din kommunikation hela skillnaden.

Broadviews tillvägagångssätt för utvecklingen av vår nya kundportal, MyOfficeSuite, utformades kring hur slutanvändaren behöver tillgång till och använda de kritiska applikationerna och funktionerna i systemet.

Här är de sju artiklarna som vi har lärt oss och bör leta efter i din nästa kundportal.

Centraliserad teknologi. Många företag i dag skalar snabbt sin användning av molnbaserade tjänster. Även om telefonsystemet kan ha varit det första i molnet, har värd e-post, fax, videokonferenser och till och med avgiftsfria tjänster sett höga antagandesatser. Lyckligtvis behöver du inte längre flera system och inloggningar för att komma åt och hantera dem alla. Leta efter ett system som hjälper dig att centralisera administrationen och användningen av alla dina tjänster genom att ge dig en enda poäng åtkomst till allt du behöver. Detta kommer att effektivisera din administration och supportprocesser dramatiskt.

Intuitiv design. Tid är allt i affärer, så att ha en kundportal som erbjuder en intuitiv design gör det enkelt att använda för både chefer och anställda och eliminera behovet av IT-support. Broadview valde att använda en widgetbaserad arkitektur så specifika fall för affärsanvändning, som att kontrollera röstbrevlådan eller lägga till användare i en samtalgrupp, skulle vara mycket synliga och lättillgängliga. Det sista du vill ha är ett komplext menyträd eller hierarkiskt system som är svårt att navigera.

Anpassningsförmåga. Dagens arbetskraft mobiliseras. Ingen av oss har råd att vara bundna till vårt skrivbord, så alla plattformar du anser behöver matcha din organisations arbetsstil. Din webbaserade portal och tjänster för den delen bör vara tillgängliga och fungera lika på var och en av dina enheter: smartphones, bärbara datorer, surfplattor, IP-adresser® och stationära datorer, vilket eliminerar behovet av att vara på kontoret eller använda din skrivbordstelefon för att göra ändringar.

Behörighetsbaserade kontroller. För att säkerställa säkerhet och i vissa branscher efterlevnad kommer olika anställda och avdelningar att ha olika funktioner och myndighetsnivåer. Genom att ha en kundportal som ger dig anpassningsbara användarprofiler baserade på enskilda användarpersoner kan administratörer ge anställda tillgång till självhantering av de funktioner som är tillämpliga på deras roll. Det är bra att ha alternativ, men att ha möjlighet att specifikt definiera roller och behörigheter gör att du ytterligare kan skala och växa. Föreställ dig att skapa rätt tillstånd så att din outsourcade revisor bara kan ladda ner och betala din faktura.

Användarcentrisk funktionalitet. Enkelt och snabbt är det som vi alla letar efter när vi hanterar något relaterat till vår verksamhet. Din kundportal bör erbjuda användarcentrerad teknik som drag-and-drop-funktioner, ställa in individuella preferenser, lägga till nya tjänster och göra ändringar på egen hand, vilket kommer att minska bördan på dina IT-resurser. Med MyOfficeSuite kan alla anställda med rätt behörighet klicka för att ringa telefonnummer, ladda upp, lyssna på och spela in hälsningar, betala räkningar, vidarebefordra samtal, snabbuppringning på sin skrivbordstelefon, lyssna på röstbrevlåda och importera kontakter , allt från en central webbplats som är tillgänglig på alla enheter.

Stöd. Med flera platsplatser kan det vara utmanande att hantera problem och kontakta support för var och en av dina enskilda tjänster och platser. Din kundportal ska ge åtkomst med ett klick för att kontakta support, chatta live, öppna och visa supportbiljetter, få åtkomst till deras onlinegemenskap, titta på videohandledning och ladda ner supportsäkerheter för var och en av dina tjänster. Vi har tagit detta ett steg längre genom att erbjuda direkt stöd till anställda, inte bara administratörer. Vem som helst kan använda vår onlinechatt för att få svar eller ställa frågor i vår online-community.

Samarbete. Många företag har flera platser och anställda som reser, så att hitta en portal som kommer att öka din anslutning mellan webbplatser är en win-win. Funktioner som fungerar på alla platser som realtid närvaro som visar tillgängligheten för var och en av dina medarbetare innan du kontaktar dem, intercom och möjligheten att initiera eller delta i en videokonferens online, gör att ditt team kan hålla kontakten och samarbeta enkelt, nej oavsett var de är.

Att ha en fördefinierad checklista över funktioner du vill och affärskrav som din organisation behöver för att förbättra dina arbetsflöden kommer att vara till hjälp när du bestämmer vilka tjänster och leverantörer som är bäst för ditt företag.